1. Jij belt iemand op
★ Vóór het telefoongesprek:
- Heb je opgeschreven wat je wil vragen?
- Heb je pen en papier klaar?
★ Tijdens het telefoongesprek:
- Heb je de persoon die opneemt gegroet? (bijvoorbeeld "Goedemorgen")
- Heb je daarna gezegd wie je bent? (bijvoorbeeld "[U spreekt] met Anna Martens")
- Heb je die persoon tijd gegeven om jou te groeten?
- Heb je gezegd waarom je belt? (wat is je boodschap?)
- Heb je de afspraak die je maakt herhaald? (bijvoorbeeld "Dus ik herhaal: ...")
- Heb je de afspraak opgeschreven? (wat? waar? wanneer? meebrengen?…)
- Heb je de persoon bedankt?
2. Iemand belt jou op
- Heb je eerst gezegd wie je bent? (bijvoorbeeld "Met Anna Broeckx")
- Heb je de persoon die opneemt gegroet? (bijvoorbeeld "Goedenavond")
- Heb je die persoon tijd gegeven om te zeggen wie hij/zij is?
- Heb je gevraagd hoe je die persoon kan helpen? (bijvoorbeeld "Waarmee kan ik u / je helpen?")
- Heb je de andere laten zeggen waarom hij belt?
- Heb je zijn vraag beantwoord?
- Heb je je verontschuldigd als je niet kan helpen of geen antwoord kan geven? (bijvoorbeeld "Het spijt me, maar ik…")
- Heb je de afspraak herhaald en direct opgeschreven? (bijvoorbeeld "Morgen om 2 uur in het Open Leercentrum")
- Heb je afscheid genomen? (bijvoorbeeld "Tot morgen")
Enkele andere tips
- Zorg dat je alleen bent wanneer je een belangrijke telefoon doet.
- Ga zitten.
- Spreek luid en duidelijk.
- Lach wanneer je spreekt, je ziet het niet, maar je hoort het wel aan de andere kant van de lijn!
- Laat de andere altijd uitspreken.